Le remplacement du papier par l’électronique est devenu un véritable challenge depuis ces dernières années. En effet, l’application de la dématérialisation de documents se réalise dans presque tous les domaines : comptables, fiscaux, administratifs, ressources humaines, finances,… Cette action consiste à concrétiser la technique du zéro papier afin de bénéficier de tous les avantages des documents dématérialisés. Par conséquent, de nombreux outils et applications peuvent être utilisés pour aider les entreprises à exécuter leur projet de numérisation documentaire, dont les principaux sont : la LAD ou Lecture Automatique de Documents, la RAD ou Reconnaissance Automatique de Documents, IRC ou la Reconnaissance Intelligente de Caractères et l’OCR ou Reconnaissance Optique de Caractère. De plus, ces derniers permettent également aux entreprises de maîtriser la Gestion Electronique de Documents ou GED.
L’utilisation de la LAD dans une GED
Concernant la Lecture Automatique de Documents, il s’agit d’une technologie de numérisation qui se réalise à l’aide d’une capture rapide des données. Ce qui offre donc à l’entreprise l’opportunité de lire et de récupérer des informations qui se trouvent sur des supports physiques, c’est-à-dire sur papier. Autrement dit, la LAD est un outil de capture qui nous permet d’indexer et de classer tous les documents papiers numérisés ou les flux entrants afin de simplifier leur accessibilité et leur exploitation. De plus, la LAD peut traiter tout type de documents, même des documents structurés en identifiant tout d’abord leur typologie, puis en les comparant à des modèles de documents déjà prédéfinis. À titre d’illustration, il peut s’agir par exemple : d’une facture, d’un devis, d’un contrat ou encore d’un bon de livraison. Et par la même occasion, la LAD rassemble également des métadonnées descriptives qu’elle retire à partir des informations capturées. C’est pour ces raisons donc qu’on peut en déduire que la LAD classe et conserve automatiquement les documents dans une GED afin de permettre à ses utilisateurs de retrouver facilement leurs documents ainsi que l’historique ou la chronologie de ces derniers.
Ce qu’il faut savoir sur les classements de documents avec la RAD
La technologie qui ne peut pas être séparée de la LAD est la RAD ou la Reconnaissance Automatique des Documents. Il s’agit également d’un index de capture qui permet de numériser les documents à partir d’un scanner. C’est ainsi qu’elle détecte les différents critères pour traiter les documents et pour les classer suivant leurs natures. Parmi ces critères, on peut citer par exemple : les codes-barres, l’alpha, la reconnaissance de caractères numériques,… Mise à part l’efficacité des classements donc, on peut également énumérer comme autres avantages de l’utilisation de la RAD l’accroissement de la productivité de l’entreprise et également la réduction des coûts opérationnels. D’un côté, la productivité sera favorisée parce que les tâches manuelles sont minimisées et les entreprises peuvent se concentrer davantage sur les points essentiels. De plus, la dématérialisation de documents a toujours permis de libérer beaucoup plus de temps aux utilisateurs et aussi de libérer de l’espace dans les bureaux. D’un autre côté, la RAD réduit les charges ainsi que les efforts liés à la gestion manuelle des documents et incite plutôt les utilisateurs à stimuler et à utiliser leur intelligence.
